職能運用的瓶頸與突破(二)
訊連科技人力資源部首席顧問 蘭堉生
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職能評鑑如何與組織HR制度整合 職能評鑑結果的應用範圍相當廣泛，幾乎可以整合各種HR制度，以下我將針對每一種HR制度在整合職能評鑑時，可能面臨的問題逐一說明。 第一、招募甄選：在所有HR制度中，招募甄選是最容易與職能評鑑加以整合的一種，從許多企業的實務經驗來看，招募甄選在整合職能評鑑時，不僅實用性最高、效果也最明顯，唯一的限制就是無法執行360度評鑑。這是因為招募甄選的對象通 |
常是外部人才，有資格擔任評鑑者角色的可能只有面試主考官，因此無法實施360度評鑑。不過，即便有這樣的限制，企業目前在應用職能評鑑結果時，仍舊以在招募遴選上的應用最多。
第二、績效考核：接下來是與績效考核制度的整合，目前績效管理有兩大發展趨勢，趨勢一是從策略伙伴角色的觀點出發，也就是將績效管理制度與組織在策略上的重大目標加以整合，而平衡計分卡是整合組織策略與組織績效目標上最重要的做法之一；趨勢二為強調量化與客觀衡量。
從職能與績效的因果關係來看、職能有其重要性。但績效考核的結果通常會影響員工的薪資與獎金。當360度的評鑑結果影響到員工薪資或獎金時，通常會造成許多無謂的紛擾。因此，績效與職能的整合需有更多面向的思考。
第三、教育訓練：第三點是與教育訓練的整合，這也是目前HR領域討論最熱烈的議題，讓我們從職能運用的瓶頸與突破(一)提到的冰山模型來看，冰山上的KSA可以透過教育訓練來培養，至於海平面下的特質、態度、價值觀與動機的改變，則應著重在如何啟發，若要使教育訓練的效益最大化，就必需考量職能冰山上層與下層的差異。
因此，HR應該思考的問題是，現有OJT、自我啟發、數位學習、實體課程等訓練方式，哪些可以有效提昇KSA？哪些可以啟發冰山下的特質、態度、價值觀與動機？數位學習該如何與冰山上層或下層做連結？當企業準備將職能評鑑結果應用至人才培訓時，這些都是非常重要的課題。
第四、接班人計劃：第四項要談的是接班人計劃，企業的接班人計劃通常有二個重點，一是接班人的人選及優先順序，二是培訓時間與提昇準備度的規劃。當職能評鑑結果出爐後，HR要做的就是進行職能落差分析，這邊的落差是指實際分數與公司預期分數之間的差距。
此時，企業可以針對員工所要接任的職位，運用教育訓練來提昇職能、拉近差距，在這個過程中，我們通常會遭遇兩個問題，第一是需要分析差距的大小，第二是員工要花多少時間才能達到公司對他的要求。換句話說，企業要同時考量落差，以及員工提升準備度所需要的時間，才能擬出一個完善的接班人計劃。
第五、生涯發展：生涯發展也是職能應用經常在探討的面向，由職能評鑑結果衍生而來的落差分析，對於員工未來的生涯或職涯發展來說，是一個相當重要的參考值，畢竟企業定義的職涯路徑有很多種，HR人員唯有根據員工所選擇的職涯路徑，再配合落差分析資訊規劃教育訓練課程，才能幫助員工順利踏上未來的職涯發展之路。
第六、職務輪調與代理：職能評鑑應用在職務輪調或職務代理制度時，背後具有很重要的意義，那就是經由實務挑戰來驗證培訓成果，這對接班人計劃來說特別重要，因為教育訓練只能用來提昇員工的知識、技術與能力，卻沒辦法展現培訓成效，只有當員工實際去擔任某一項職位時，才能知道他的績效表現好不好？也才能確定該名員工能不能符合組織的期待？倘若沒有經過職務輪調或職務代理，所有的績效都只是預測值，從另外一個角度來看，員工由實務獲得的經驗、歷練與挑戰，也是一個學習過程，在某種程度上我們可以將它歸類為OJT的一種。
有關職能評鑑的再思考
在瞭解職能與KSA的差異、及如何與HR制度整合後，最後，我們還要討論一些企業在導入職能評鑑時經常遇到的問題。
從職能冰山模型來看，冰山上的KSA強調專家評鑑與自我評鑑，至於冰山下則適合360°評鑑，但必需注意以下二個限制，第一、人與人間的熟悉度，評鑑者是否有機會去觀察被評者的行為表現；第二、單一評鑑人評鑑量過大的問題，這是實務應用上相當常見的問題，當評鑑量過大時，評鑑人對於評鑑工作將會感到吃力，進而影響評鑑結果的正確性。
許多人經常問「職能評鑑的結果是否可以直接應用在晉升？」我們可以這樣說，職能評鑑主要應用在發展而不是晉升，畢竟職能評鑑結果只是一個參考因子、不是絕對因子，必需透過實戰考驗、才能驗證績效，而組織的職務輪調、職務代理、儲備人員等制度，就是最好的實戰經驗。
最後，對於準備推動與應用職能的企業，我還有兩點建議，首先是推動前必需先思考如何應用的問題，評鑑結果將應用在那些領域？是做為訓練的參考？亦或發展的參考？訓練比較偏重在職能冰山上的部份，發展比較偏重在職能冰山下的部份；其次則是應用上的思考，如何有效提升KSA？如何協助個人自我啟發？一般來說，後者比前者更加重要，它對員工潛力的啟發更為直接。
總結來說，職能評鑑結果與HR制度整合的最終目標，還是希望在提昇員工個人績效的同時，讓組織績效也能同步成長。
作者Profile / 蘭堉生
訊連科技人力資源部首席顧問。中央大學人力資源管理研究所碩士，曾任華晶科技人力資源副總、花旗銀行人力資源處協理；專長於主管面談選才技巧、員工問題處理、人力資源管理及薪資管理與獎勵制度等議題。
