人力盤點從哪開始？
中華人資協會常務顧問 張瑞明 ﹝本文節錄自 / 人力盤點﹞
在現代社會競爭激烈，強敵環伺的環境之下，如何成功控制人力資源成本已然成為二十一世紀企業管理的新顯學。尤其台灣進入資訊社會之後，掌握人力資源管理的訣竅更加明顯地可以省去極多時間、人力與物力成本，使企業與組織的運作事半功倍。其中，人力盤點正是有效節制人力資源成本、整合人力資源，使工作與人力親密無間地相互配合的關鍵步驟。因為如此，人力盤點正是企業體質徹底革新的不二法門，它可以有效滌淨組織中原有的沉痾，諸如各種未臻合理化的組織設計、工作設計與人員配置，使效率提升到最高。
人力盤點是基於一種假設：目前的組織、工作與人員三者之間「尚未」達到最佳契合的狀態。為了達到最佳契合的狀態，有必要以概念上虛擬之方式，將工作與人員分離，各自形成一個集合，再進行盤點。接著，比對目前人員所具備的能力與未來工作所需要的能力之間的契合度，將人員重新安置，最終目標是組織都是精壯的組織，工作都是必要的工作，人員都是適合的人員。
由上而下
人力盤點展開的順序大致應依循「由上而下」的守則。亦即：
- 完成高層的組織設計與高層主管配置的合理化之後，由未來的高層主管執行中層主管的人力盤點。
- 完成中層的組織設計與中層主管配置的合理化之後，由未來的中層主管執行基層主管的人力盤點。
- 完成基層的組織設計與基層主管配置的合理化之後，由未來的基層主管執行一般員工的人力盤點。
但值得注意的是，儘管理論上人力盤點由上而下展開才是正確的程序，但實際運作中卻很少能夠服膺此一規則。就經驗而言，高層主管與中層主管(理級主管)較少成為第一波的人力盤點目標，多半是針對基層主管的層級開始進行盤點。
合理化的種類
人力盤點根據展開層級的不同，牽涉不同的合理化種類。針對高層主管、中層主管與基層主管展開的人力盤點，乃是屬於組織設計合理化與主管配置合理化；針對一般員工所進行的人力盤點，屬於工作設計合理化與人員配置合理化。這只是一個概念與定義上的分類。同理，主管層級的工作設計合理化，就是組織設計合理化，而主管層級的人員配置合理化，就是主管配置合理化。
| 順 序 | 展 開 層 級 |
合 理 化 種 類 |
合 理 化 說 明 |
1 |
高層主管 | 1. 組織設計合理化 |
1. 主管的工作設計合理化就是組織設計合理化
2. 主管的人員配置合理化就是主管配置合理化 |
2 |
中層主管 | 1. 組織設計合理化 2. 主管配置合理化 |
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3 |
基層主管 | 1. 組織設計合理化 2. 主管配置合理化 |
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4 |
一般員工 | 1. 工作設計合理化 2. 人員配置合理化 |
|
主管同樣也應該建立工作說明書，唯一的差別只是主管的工作說明書承載的是組織設計合理化的結果，而員工的工作說明書則承載工作設計合理化的結果。主管也應該符合七項能力。
各種展開模式
人力盤點的展開模式可大致分為順向展開、同步展開與逆向展開三種。同步展開是最常見的情形。
所謂的順向展開，就是依循保守漸進的模式，先進行組織設計合理化，後進行工作設計合理化，由上而下層層展開。此一模式最符合學理上的要求，風險也最小。而同步展開則意味著組織設計合理化與工作設計合理化同步進行，同時調整組織也調整工作。這是最節省時間的一種模式，同時合理化程度亦最高。最後一項模式稱為逆向展開，顧名思義便是先進行工作設計合理化，而後逐步由下而上將工作群組化並形成部門，已完成組織設計合理化。這應該列為最後考慮的選項，在最不得已時方才考慮進行，此一模式本身風險中等，但缺點是會犧牲合理化的程度。
展 開 模 式 |
展 開 說 明 |
盤 點 風 險 |
|
1 |
順向展開 | 先組織設計合理化，而後工作設計合理化，由上而下，層層展開。 |
最符合學理的展開，風險最小。 |
2 |
同步展開 | 組織設計合理化與工作設計合理化同步進行，同步調整組織與工作。 | 最節省時間的展開，同時合理化程度最高。 |
3 |
逆向展開 | 先工作設計合理化，而後逐步由下而上將工作群組化，形成部門，完成組織設計合理化。 | 最不得已時的展開，風險中等，但會犧牲合理化的程度。 |
有時候人力盤點時會遇到必須妥協的部份，譬如主管要求某個員工不能動、或者某一職位不能改變，若除了這個之外都可以按照盤點結果更動，建議可以適度讓步。對於理想的部份妥協，可以換取整體的成功。
作者Profile / 張瑞明
| 現任： | 1.『聚芳管理顧問有限公司』執行長 2.『中華人力資源管理協會』常務顧問 |
| 學歷： | 1.美國杜蘭大學企管研究所碩士 2.中國文化大學勞工研究所碩士 3.政治大學企業家管理發展進修班結業 |
| 經歷： | 1.中華人力資源管理協會』秘書長 (2008~2010)、第五、六屆理事長 (2000-2003)、第三、四屆副理事長(1996~1999) |
| 榮譽： | 1. 中華民國第一屆卓越人力資源主管「伯樂獎」 |
