有關工作說明書的幾個觀念的澄清(二)

訊連科技人力資源部首席顧問 蘭堉生

上回我們談到工作說明書是整個人力資源管理的根本，一旦建立之後，許多像是招募時的甄選條件、績效考核的依據、薪資架構的規劃基礎、定義人員所應接受之訓練課程等等問題都可以迎刃而解！ 工作說明書既然有如此多的功能與用途，如果我們想要推動工作說明書，在實務上又應該如何推動呢？這次，就讓我們來談談這些主題，工作說明書的內容如何設計？是應該由誰來撰寫？又該如何來維護與更新呢？

工作說明書內容的設計

一般來說，工作說明書最主要的部份包括：

1. 有關工作或職務的基本資訊：例如所屬部門、職等、職稱等等。
2. 工作摘要：簡單扼要的歸納職務的主要內容與目的。
3. 工作項目與比重。
4. 組織內的溝通、協調、隸屬等相對關係。
5. 人員的相關條件：學歷科系條件與專長、訓練與證照等要點。

除此之外，當然也有因為其他考量而做更深度的定義：

1. 專業能力項目：很多HR因為專長或專業能力盤點﹝或人力盤點﹞的需求，會針對該職務所要求的專業能力做出明確的說明與定義 。
2. 專業訓練項目：若是需要對應個別職務，可以依據工作目標與能力需求，直接對應到所需接受的專業必、選修訓練﹝包括OJT, Off JT, SD﹞。
3. 工作評價：也就是站在職務貢獻與價值的角度，若是以薪資制度的檢討修正舉例，包括職等職級的檢討、個別職務薪資高低之檢討等等，這些都是為了方便未來內部工作評價實施之便利性。

實務中工作說明書在組織內的實際撰寫

很多時候，組織可以由不同職位的人撰寫工作說明書，藉此釐清每個人的工作內容和責任範圍，到底該由誰來撰寫才可以讓工作說明書得到最正確的資訊與品質？不妨從下列幾點開始思考：

1. HR統一撰寫：
   極少數的組織會以這種方式實施。通常最重要的原因是因為企業組織規模不大，HR本身對工作說明書又有足夠的專業素養，全公司工作說明書的撰寫就由HR一肩挑起。當然，這種做法最大的優點就是，工作說明書的產出品質通常維持很高的水準。但是最大的缺點是在資訊搜集與整理的過程中增加HR很大的工作量。
2. 各職務的直接主管統一填寫：
   由各職務的直接主管填寫最大的好處是，各主管因為管轄範圍的關係，能夠從更全面或是職務間相互比較著手，填寫出的工作說明書品質最為整齊，未來在整合上所需花費的時間最少。但是因為基層主管日常的例行性工作繁雜，在時效上可能耽擱較多的時間。
3. 各職務的資深人員統一填寫：
   由於個別員工在工作資歷上的差異，對工作的體認與領悟程度深淺也有所不同，因此有些工作說明書會由各職務的資深人員統一填寫。這種實施方式最大的好處是，一方面減輕基層主管的工作負荷，另一方面也能減少因經歷不同，而造成在工作說明書填寫產出上的差異。
4. 各職務的現職人員個別填寫：
   各職務的現職人員個別填寫最大的好處是由於分工的關係、並經由簡單的說明與訓練之後，填寫速度最快。但是也因為相同職務的人員因為工作資歷長短有差異，體會程度與產出結果自然也有差異；或是在資料的分類彙總與分析角度的不同，而造成在內容上或大或小的差異。這些差異都會造成在整理資料上要求一致性的困擾、與整理時間的加長。
5. 各職務的現職人員個別填寫，再由資深人員或直屬主管彙總整理：
   這種方式當然在目的上是為了兼顧前述不同方式的優點，但是也有可能因為資深人員的溝通、整合能力或直屬主管在工作時間上無法調整，以致未蒙其利，反而先受其害。

所以，在實施方式的選擇上就必需由HR根據本身對組織的現況與特性的瞭解，選擇其中之一，或在不同部門間混合使用找出最恰當的方法。

工作說明書的更新

HR常常因為許多內外在環境改變，工作說明書必須做出必要的修訂與調整。例如：為了追求提升工作效率、在工作分工的合理化之後、組織架構變動或組織設計的變更、外在市場或產品變更，這些種種因素都會造成工作說明書必須進行適時更新。但這通常是HR的最頭痛的地方，因為在中大型企業中，工作說明書原本即是由各部門主管填寫、為了因應內外在環境變化之即時更新實屬必要，但通常又必須尋求各部門主管的協助與配合，徒惹勞師動眾之譏。

在此，僅提供一個小小的建議，即是將工作說明書與人員招募、晉升與調動整合。一旦有此類需求時，就請相關主管花費短短幾分鐘的時間再審核一下，一方面這種晉升、招募、調動不是天天發生，工作量影響不大，再則若是工作變動不大只需約略做修正便不會造成 “擾民”的困擾。更重要的是當這些晉升、招募、調動活動發生時，對這些受影響的員工而言，工作說明書所提供的資訊絕對是珍貴而有用的資訊。

在現今的組織中人力資源管理也扮演著策略性的角色，對組織所設定的目標與策略提供專業的建議，例如，組織現有的人才需求是否可以支援組織目標的達成？既然工作說明書的建立可以解決許多人力資源管理的問題，並可以作為甄選、薪資、績效、培訓、職能、職涯發展管理等多重實務上應用之標準，一旦能夠妥善建立之後，對各單位主管、員工與HR不僅是雙贏，更是多贏的局面，各方人馬又何樂而不為呢?

 

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作者Profile / 蘭堉生

訊連科技人力資源部首席顧問。中央大學人力資源管理研究所碩士，曾任華晶科技人力資源副總、花旗銀行人力資源處協理；專長於主管面談選才技巧、員工問題處理、人力資源管理及薪資管理與獎勵制度等議題。