有關工作說明書的幾個觀念的澄清(一)
訊連科技人力資源部首席顧問 蘭堉生
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「工作說明書」是人力資源管理的基本？ 在人力資源的管理上常聽到一句話，「工作說明書」是人力資源管理的基本。做為一位專業的人力資源管理工作者，如果有人問你是否同意這句話，也就是問你是否同意「工作說明書是人力資源管理的基本」這樣的觀點？我想有很多人在回答前會深深的猶豫與困惑。 因為如果答案是「否」，你必需解釋「工作說明書」不重要的原因，那會真的很麻煩，因為你只能提出一些似是而非的理由。如果你的答案是「是」，那會更麻煩， |
因為你要解釋為什麼工作說明書那麼重要，但是又為什麼在你的組織裡，似乎看不見它的存在。
「工作說明書」在組織裡是否有其必要性？
就是因為在許多的組織裡，我們面對一個事實：看不見工作說明書的存在，因此就有許多的說法，最常見的理由就是：組織的變動太快，工作說明書無法趕上外在環境的變動，所以工作說明書是沒有必要的。
這樣的說法，你同意嗎？我想從幾個方向提出對這樣觀點的質疑。組織的變動是因為必需因應外在環境的變動，而現代組織受外在環境變動衝擊的項目太多了，舉例來說：
| 一、 | 原物料上漲，組織各項費用也大幅上漲，所有各項費用預算都可能需要做必要的調整，公司是否取消了編製預算這個過程？ |
| 二、 | 外在競爭劇烈，公司產品或服務的銷售與推廣也受到衝擊，我們是否取消業績目標與業績計劃的編訂？ |
| 三、 | 外在環境變動快速，績效目標與KPI也必需隨之調整，我們是否停止績效目標與KPI的設定與機動調整？ |
| 四、 | 組織常隨外在環境的變動而變動，我們可能因為外環境變動過快而停止組織的調整嗎？我們可曾因為組織表的繪製太麻煩，而不再繪製組織表嗎？或停止組織的調整嗎？ |
上面所列所有事項，組織常會因應環境變動而隨時調整，一點都不敢疏乎或拖延調整的腳步；甚至於會要求所有各部門的主管與同仁，必須「預見」或「預測」外在環境的變動趨勢事先做好變動的準備。
所以，企圖用「外在環境變動過快、或組織結構變動過快」做為一個似是而非的理由，來推託工作說明書的不必要，從這個觀點是說不通的，至少必需從邏輯上找個更好的理由。
針對上列事項為何組織會心甘情願做立即變動，當然是因為那些資訊的重要性，組織一旦欠缺那些即時行動更新那些資訊，就會把組織陷入「盲目經營」的可怕境界，組織一定會採取即時而有效的行動更新資訊，不論花費多少的時間與人力都必需做到。所以，資訊(包括工作說明書這樣的資訊)是否需要更新，關鍵在它對組織的重要性與衝擊性。
問題的根本是，工作說明書所記載的資訊對人力資源專業工作者的重要性。也就是，我們自己是否認同「工作說明書」的重要性。如果我們自己都不能認同它的重要性，又如何說服他人來接受其重要性。
有人說，組織是由「人」所組成的，也有人說組織是「工作」組成的。你覺得呢？嚴謹地說，組織的成立與建構有其目的，也有發展的方向與目標。從這些目的、目標與方向，衍生出許多待完成的工作(task)。因為需要處理這些待完成的工作，組織聘用必要的員工，所以組織是先由工作的產生才有人員的聘用。如果組織從一開始便是由人所組成，完全不以工作為思考，那豈不是「因人設事」？
與「工作說明書」相關的人力資源管理問題
另一方面，其實人力資源管理中有許多問題的答案都在工作說明書之中。
| 一、 | 根據什麼樣的資格與條件進行招募與甄選？。 |
| 二、 | 對於現職員工或新進人員應該如何按步就班，有系統有計劃的提供相關訓練課程？ |
| 三、 | 員工在績效管理的過程中如何根據工作內容的重要性與優先順序(參考組織目標)，設定相關KPI或工作目標？ |
| 四、 | 如何根據員工的貢獻與價值給予適當的薪資？ |
既然工作說明書是人力資源管理的根本，在實務上我們應該如何在組織內推動工作說明書？還有那些相關的基本觀念呢？我們下回再談。
作者Profile / 蘭堉生
訊連科技人力資源部首席顧問。中央大學人力資源管理研究所碩士，曾任華晶科技人力資源副總、花旗銀行人力資源處協理；專長於主管面談選才技巧、員工問題處理、人力資源管理及薪資管理與獎勵制度等議題。
