有關工作說明書的幾個觀念的澄清(一)

訊連科技人力資源部首席顧問 蘭堉生

「工作說明書」是人力資源管理的基本？ 在人力資源的管理上常聽到一句話，「工作說明書」是人力資源管理的基本。做為一位專業的人力資源管理工作者，如果有人問你是否同意這句話，也就是問你是否同意「工作說明書是人力資源管理的基本」這樣的觀點？我想有很多人在回答前會深深的猶豫與困惑。 因為如果答案是「否」，你必需解釋「工作說明書」不重要的原因，那會真的很麻煩，因為你只能提出一些似是而非的理由。如果你的答案是「是」，那會更麻煩，

因為你要解釋為什麼工作說明書那麼重要，但是又為什麼在你的組織裡，似乎看不見它的存在。

「工作說明書」在組織裡是否有其必要性？

就是因為在許多的組織裡，我們面對一個事實：看不見工作說明書的存在，因此就有許多的說法，最常見的理由就是：組織的變動太快，工作說明書無法趕上外在環境的變動，所以工作說明書是沒有必要的。

這樣的說法，你同意嗎？我想從幾個方向提出對這樣觀點的質疑。組織的變動是因為必需因應外在環境的變動，而現代組織受外在環境變動衝擊的項目太多了，舉例來說：

上面所列所有事項，組織常會因應環境變動而隨時調整，一點都不敢疏乎或拖延調整的腳步；甚至於會要求所有各部門的主管與同仁，必須「預見」或「預測」外在環境的變動趨勢事先做好變動的準備。

所以，企圖用「外在環境變動過快、或組織結構變動過快」做為一個似是而非的理由，來推託工作說明書的不必要，從這個觀點是說不通的，至少必需從邏輯上找個更好的理由。

針對上列事項為何組織會心甘情願做立即變動，當然是因為那些資訊的重要性，組織一旦欠缺那些即時行動更新那些資訊，就會把組織陷入「盲目經營」的可怕境界，組織一定會採取即時而有效的行動更新資訊，不論花費多少的時間與人力都必需做到。所以，資訊(包括工作說明書這樣的資訊)是否需要更新，關鍵在它對組織的重要性與衝擊性。

問題的根本是，工作說明書所記載的資訊對人力資源專業工作者的重要性。也就是，我們自己是否認同「工作說明書」的重要性。如果我們自己都不能認同它的重要性，又如何說服他人來接受其重要性。

有人說，組織是由「人」所組成的，也有人說組織是「工作」組成的。你覺得呢？嚴謹地說，組織的成立與建構有其目的，也有發展的方向與目標。從這些目的、目標與方向，衍生出許多待完成的工作(task)。因為需要處理這些待完成的工作，組織聘用必要的員工，所以組織是先由工作的產生才有人員的聘用。如果組織從一開始便是由人所組成，完全不以工作為思考，那豈不是「因人設事」？

與「工作說明書」相關的人力資源管理問題

另一方面，其實人力資源管理中有許多問題的答案都在工作說明書之中。

既然工作說明書是人力資源管理的根本，在實務上我們應該如何在組織內推動工作說明書？還有那些相關的基本觀念呢？我們下回再談。

作者Profile / 蘭堉生

訊連科技人力資源部首席顧問。中央大學人力資源管理研究所碩士，曾任華晶科技人力資源副總、花旗銀行人力資源處協理；專長於主管面談選才技巧、員工問題處理、人力資源管理及薪資管理與獎勵制度等議題。